PRIVACY
POLICY

INFORMATIVA

La presente informativa è resa da Kyoto Judo Kai – Associazione Sportiva Dilettantistica (di seguito anche solo "Kyoto Judo Kai" o "il Titolare" o "l'Associazione"), con sede in via delle Pezze n° 58 a Cittadella (PD) ed email segreteria@kyotojk.it, nel rispetto dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali (di seguito: il "Regolamento").

MODALITÀ E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DATI

Il Titolare raccoglierà tutti i dati necessari allo svolgimento del rapporto associativo e/o di tesseramento e/o di attività sportiva e ricreativa con l'Associazione e con il Titolare stesso, quali:

• nome e cognome
• luogo e data di nascita, indirizzo di residenza
• recapiti (es. telefono, email)
• cittadinanza
• immagine fotografica ritraente il volto del tesserato
• immagini fotografiche e/o filmiche

Nel corso del rapporto associativo e/o di tesseramento il Titolare potrà raccogliere altri dati, anche di natura particolare, quali dati sanitari e/o su convinzioni religiose (a titolo esemplificativo, per l'esonero in caso di allenamenti e/o altre manifestazioni; per i programmi alimentari; per la somministrazione di farmaci).

I dati verranno trattati con il supporto dei seguenti mezzi: mista – elettronica e cartacea.

I dati raccolti verranno utilizzati per le finalità istituzionali esercitate dall'Associazione e, in particolare:

• Profilazione (connessa alla necessità di comprendere quali siano e proporre le attività più idonee per gli associati/tesserati/utenti/clienti)
• Gestione amministrativa ed assicurativa (pagamento di quote di tesseramento ed assicurative, iscrizione ad eventi degli eventuali Enti nazionali di affiliazione)
• Adempimento di obblighi fiscali o contabili
• Programmazione e organizzazione delle attività e degli eventi sportivi
• Reclutamento, selezione, valutazione
• Comunicazione delle attività dell'Associazione (anche tramite pubblicazioni online e/o sui social-media)
• Gestione del contenzioso

BASE GIURIDICA

a) Per l'erogazione dei servizi connessi all'associazione e al tesseramento

Il conferimento dei dati è obbligatorio in base al rapporto associativo e/o di tesseramento e/o ad obblighi legali e pertanto il loro mancato, parziale o inesatto conferimento può dar luogo all'impossibilità per il Titolare di instaurare il rapporto, darvi esecuzione o svolgere correttamente tutti gli adempimenti connessi al rapporto stesso.

Tra le finalità connesse rientrano anche:

• gestione dei dati per finalità di comunicazione istituzionale
• invio di comunicazioni relative all'attività dell'Associazione
• finalità di giustizia sportiva e relativa pubblicazione dei provvedimenti
• realizzazione, conservazione e utilizzo di immagini fotografiche e/o filmiche, per fini di interesse pubblico o storico/archivistico
• promozione delle attività dell'Associazione

b) Per attività di marketing

Previo suo consenso specifico e facoltativo, i Suoi dati saranno trattati per finalità di marketing, ovvero per l'invio di comunicazioni commerciali tramite l'utilizzo di sistemi automatizzati (e-mail, SMS, App di notifica) e di sistemi tradizionali (posta cartacea), nonché per l'espletamento di attività di pubblicità o di sponsorizzazione di eventi, tornei e manifestazioni sportive.

Il consenso prestato per le finalità di marketing è revocabile in qualsiasi momento scrivendo a segreteria@kyotojk.it.

CATEGORIE DI DESTINATARI

Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge e contrattuali, tutti i dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati esclusivamente per le finalità sopra specificate a:

• Federazione competente
• Comitato Olimpico Nazionale Italiano (CONI), CONI S.p.A., Organismi Antidoping
• Altre Associazioni e Società Sportive affiliate e non alla Federazione competente
• Enti e/o altre Federazioni Sportive, italiane ed estere
• Altri soggetti pubblici o privati e organismi associativi
• Enti, Società o soggetti che intrattengono con Kyoto Judo Kai rapporti contrattuali per attività di pubblicità o sponsorizzazione
• Enti, Società o soggetti per l'organizzazione o la gestione di eventi sportivi
• Imprese assicuratrici
• Consulenti esterni dell'Associazione
• Enti, Società o soggetti che svolgono attività commerciale di vendita e/o fornitura di beni e/o servizi

L'elenco dei responsabili può essere domandato scrivendo a segreteria@kyotojk.it.

Il Titolare potrà trattare dati "particolari" in quanto idonei a rilevare:

• lo stato generale di salute, idoneità o meno allo svolgimento di determinate attività
• convinzioni religiose (festività religiose, preferenze alimentari, ecc.)

PERIODO DI CONSERVAZIONE

I dati predetti e gli altri costituenti il rapporto di associazione e/o tesseramento verranno conservati anche dopo la cessazione del rapporto nei limiti dell'espletamento di tutti gli eventuali adempimenti connessi o derivanti dalla conclusione di detto rapporto e per esigenze giudiziarie e di difesa.

I dati relativi all'attività sportiva, in quanto soggetto tesserato, potranno essere conservati, senza limitazioni temporali, per esigenze storiche e/o archivistiche.

Con riferimento ai trattamenti per fini di marketing, i dati saranno trattati per tutta la durata del rapporto di tesseramento, salvo eventuale revoca del consenso prestato.

MINORENNI

Ai sensi dell'art. 8 del Regolamento UE n. 2016/679, qualora l'interessato sia minorenne, il trattamento dei dati di cui alla presente informativa è da considerarsi lecito soltanto se e nella misura in cui tale consenso sia prestato o autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale.

AREA RISERVATA E GALLERIA FOTOGRAFICA

Il sito web dell'Associazione offre un'Area Riservata accessibile previo registrazione e approvazione da parte della segreteria. L'accesso consente la consultazione di materiale fotografico riservato (eventi, gare, allenamenti).

Dati raccolti in fase di registrazione

• Nome e cognome dell'allievo
• Indirizzo email del richiedente
• Nel caso di minorenne: nome e cognome del genitore o tutore legale
• Note aggiuntive (facoltative)

Finalità e base giuridica

I dati sono trattati al fine di verificare la legittimità dell'accesso alla galleria fotografica dell'Associazione, tutelando i diritti all'immagine delle persone ritratte. La base giuridica è il legittimo interesse dell'Associazione (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) e, ove necessario, il consenso dell'interessato.

Conservazione e cancellazione

I dati dell'account sono conservati per tutta la durata dell'attività dell'account. Gli account inattivi da più di 24 mesi riceveranno un avviso via email e, in assenza di accesso entro i termini indicati, saranno cancellati automaticamente.

L'interessato può richiedere la cancellazione immediata del proprio account in qualsiasi momento accedendo all'Area Riservata e utilizzando la funzione "Elimina account", oppure inviando richiesta scritta a segreteria@kyotojk.it. In caso di cancellazione, tutti i dati personali associati saranno rimossi entro 30 giorni.

Accesso con magic link

L'autenticazione all'Area Riservata avviene tramite link a uso singolo inviato via email (c.d. "magic link"), senza necessità di password. Il link ha validità di 15 minuti e non viene memorizzato in forma leggibile nei sistemi dell'Associazione.

DIRITTI DELL'INTERESSATO

In relazione ai dati trattati, l'interessato ha il diritto di:

• Accesso (art. 15 GDPR): ottenere conferma del trattamento e copia dei dati
• Rettifica (art. 16 GDPR): correggere dati inesatti o incompleti
• Cancellazione (art. 17 GDPR): ottenere la rimozione dei propri dati
• Limitazione (art. 18 GDPR): limitare il trattamento in determinati casi
• Opposizione (art. 21 GDPR): opporsi al trattamento per motivi legittimi
• Portabilità (art. 20 GDPR): ricevere i dati in formato strutturato e leggibile

Le richieste possono essere inviate a segreteria@kyotojk.it. L'interessato ha altresì il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è: